Співробітники крадуть на роботі: як уникнути?

Як говориться в прислів'ї: «Довіряйте, але перевіряйте». Безмежна довіра співробітникам може призвести до недостач або збитків компанії. Важливо заздалегідь вибудувати таку схему контролю, при якій крадіжка майна компанії стане неможливою.

1 захід - установка відеокамер

Відеоспостереження - worldsecurity.com.ua доцільно встановити в місцях зберігання і відпуску матеріальних цінностей компанії. Як правило, відеоспостереження встановлюється в тих місцях, де є ймовірність крадіжки і махінацій. Сам факт установки камер дисциплінує співробітників і значно знижує крадіжки.

2 захід - перевірка перед пристроєм на роботу

Перед працевлаштуванням працівника, якому довіряють матеріальні цінності потрібно запросити у нього довідку про відсутність судимості, а також рекомендації з попередніх місць роботи. За згодою працівника проводяться додаткові дослідження. Наприклад, проходження поліграфа, заповнення спеціальних психологічних тестів. Кадровику доцільно перевірити «чорні списки» працівників, які є у відкритому доступі в Інтернеті.

3 захід - проведення позапланових інвентаризацій

В одному відомому фільмі говориться, що від ревізії нас може врятувати тільки крадіжка. Ревізія може проводитися, як в плановому, так і в неплановому порядку. Якщо термін планових ревізій відомий заздалегідь, то позапланова ревізія проводиться раптово. Така інвентаризація може проводитися щодо окремих складів, конкретної номенклатури цінностей, а також по матеріально відповідальним особам.

4 захід - введення процедур автоматизації бізнес-процесів

Кожен бізнес-процес компанії повинен бути автоматизований. Для обліку і контролю над цінностями компанії необхідно побудувати таку облікову систему, щоб в режимі онлайн можна було контролювати рух матеріальних цінностей і грошей компанії.

5 захід - установка спеціальних програм для захисту інформації компанії

Вкрасти можуть не тільки матеріальні цінності. Найчастіше при звільненні менеджерів разом з ним «йде» напрацьована клієнтська база.

Для запобігання витоку інформації необхідний додатковий захист комп'ютерів за допомогою установки спеціальних програм. Наприклад, деякі компанії встановлюють DLP-програми. Завдяки роботі цих програм неможливо скопіювати файли або вивантажити їх в «хмара».

Спочатку потрібно розмежувати доступ до даних компанії в залежності від функціоналу співробітників. Не можна, щоб важливі відомості про саму компанію, а також її клієнтів перебували в загальному доступі.

6 захід - створення служби безпеки

Зростання закупівельний цін-привід задуматися, чи немає «відкатів» від постачальників. У подібних ситуаціях служба безпеки зможе провести моніторинг ринкових цін продукції, що закуповується, вийти на постачальників. Як правило, Служби безпеки створюються у великих компаніях і моніторять закупівельні ціни. Методика перевірки співробітників розробляється під специфіку компанії.

7 захід - підписання документа про нерозголошення комерційної таємниці

Розголошення комерційної інформації працівником може призвести до збитків компанії. Роботодавцю необхідно розробити Положення про зберігання і нерозголошення комерційної таємниці.

8 захід - розробка бізнес-процесів та інструкцій для кожного працівника

У кожній компанії повинен бути розроблений звід правил-конкретних дій працівника при виконанні ним посадових обов'язків. Розроблені бізнес-процеси повинні виключати можливість змови працівників компанії. На кожному етапі проходження матеріальних цінностей повинна бути можливість контролю з боку певних служб компанії.

З працівниками, які обслуговують цінності, повинні бути укладені договори матеріальної відповідальності.

9 захід — наявність мотивації для кожного співробітника

Співробітники компанії повинні бути мотивовані працювати чесно. Так, можна ввести заохочувальну систему виплат, якщо при проведенні ряду ревізій у працівника не буде виявлено нестач, помилок, пересортиць.

10 захід - контрольна закупівля

Деякі недобросовісні працівники можуть провести оплату товару повз каси. Згодом співробітник може не пробивати чек або пробити його на меншу суму. Тому для контролю Таємний покупець може провести закупівлю готівкою.

Як виявити, що співробітники крадуть на роботі

Це непрямі способи, так як безпосередньо вони ні на що не доводять, і часто не вказують на когось! Але на основі них можна зібрати «панель керівника щодо запобігання крадіжок» і якщо більше ніж х пунктів виконується, значить треба розбиратися.

• KPI підприємства падають, плани не виконуються. При цьому співробітники задоволені.
• Робочий клімат змінився — напруга, підозрілість, «догляд в себе», потайливі телефонні розмови, підвищена нервозність і так далі.
• Часті переробки, зниження продуктивності.
• Зросла активність співробітників, особливо в області безпосередньо не пов'язаної з його діяльністю.
• Зростання витрат магазину: списання, бій, природний втрати.
• Зростання скарг з боку клієнтів: обвішування, низька якість продукції, відсутність чеків.
• Постачальники наполягають на роботі з певним працівником.
• Відмова від відпустки (до речі, є багато кейсів, коли злодійство розкривається саме під час відпустки співробітника).
• Небажання проводити інвентаризацію, в тому числі і часткову.

Чи законно вести відеоспостереження за співробітниками?

Каса, торговий зал або зал для прийому відвідувачів — це робочі місця. У Трудовому кодексі написано, що робоче місце повинно прямо або побічно перебувати під контролем роботодавця. Директор має право вимагати, щоб ви дбайливо ставилися до майна і дотримувалися правил розпорядку. І перевіряти це за допомогою відеоспостереження цілком законно.

Камера, спрямована на касу і зал, фіксує службову діяльність касира і офіціантів. У деяких організаціях відеозйомка на робочому місці взагалі обов'язкова. За такими правилами, наприклад, працює закон — спілкування з кожним відвідувачем знімають на камеру. Навіть якщо комусь це не подобається, скасувати не можна.

Як правильно оформити

Для законного відеоспостереження потрібні документи. Не буду вдаватися в подробиці, але роботодавець повинен повідомити вас і отримати згоду на відеозйомку. Ще вона повинна бути відкритою і вестися з метою фіксації робочого процесу, а не Ваших особистих таємниць.

Якщо ви не пам'ятаєте, що давали згоду, це не означає, що її немає. Таку згоду можна прописати в трудовому договорі, посадової інструкції або оформити якийсь колективний документ.

Єдиний шанс скасувати відеоспостереження — визнати його незаконним через суд. Таких позовів чимало, довести свою правоту складно. Навіть якщо роботодавець щось неправильно оформить, це не привід прибирати камери. Вам доведеться доводити, що відеозйомка — це втручання у ваше особисте життя і порушення сімейної таємниці.

Відеозйомка як доказ

Це теж законно, але тільки якщо правильно оформлено. За допомогою відеозйомки можна довести крадіжку, прогул або вживання алкоголю. Якщо справа дійде до звільнення за статтею і хтось вирішить його оскаржити, роботодавцю доведеться доводити, що співробітники знали про відеозйомку і погодилися на неї. Навіть якщо директор не може підтвердити таку згоду, відеозапис може бути не єдиним доказом.

Що заборонено

Відеозйомку на роботі можна вести тільки для робочих цілей. Без прямої згоди запис не можна викласти в інтернет або передати стороннім. Це вже порушення закону Про персональні дані. Роскомнадзор каже, що так робити не можна. Але максимум, що можна зробити навіть в такому випадку, — відсудити моральну шкоду.

Підбиваємо підсумки

Якщо не розробляти різні системи контролю, спрямовані на запобігання крадіжок, то компанія може недорахуватися прибутку. Тому витрати на подібні заходи виправдані.